Automatisch generierte Rechnungsnummern

Die Rechnungsnummern werden in 123RECHNUNG je Kostenstelle automatisch hochgezählt. Dieser Vorgang wird durch Betätigung der Schaltfläche „Rechnungsnummer Erzeugen“ ausgelöst.

Nummerierungsformat

Das Format der Nummerierung kann individuell eingestellt werden. Diese Einstellung kann unter dem Einstellungsdialg „Kostenstellen“ angepasst werden:

Maßgeblich sind hierfür die Felder „Muster für die Erstellung der Rechnungsnummer“ und „Reset Intervall“

Muster für die Erstellung der Rechungsnummer

Hier wird die Rechnungsnummer durch die fortlaufende Nummer und andere Bausteine zusammengefügt. In der Voreinstellung sehen Sie hier folgendes Muster:

00{counter.8}

00 sind zwei vorangestellte Nullen. Diese können einfach entfernt werden.

{counter.8} ist der Platzhalter für den automatisch vergebenen numerischen Wert. Die nach „counter.“ befindliche Zahl (hier: „8“) ist die Anzahl der Nullen, mit denen die fortlaufende Nummer linksbündig aufgefüllt werden soll.

Die einzelnen Bausteinelemente sind innerhalb geschweifter Klammern angeführt (z.B.: „{counter}“) und verfügen über zwei optionale Parameter: {counter.x.y}

Der erste Parameter („x“) bestimmt die Länge des Blocks (z.B.: „{counter.8}“).

Der zweite Parameter („y“) beinhaltet das Zeichen, mit dem der jeweilige Block linksbündig ausgefüllt werden soll (z.B.: „{counter.8.0}“)

Baustein für die fortlaufende Nummerierung

{counter.x.y}: fortlaufende Nummer, die standardmäßig linksbündig mit acht Nullen aufgefüllt wird. Beispiele:

Bei den folgenden Musterbeispielen nehmen wir an, die fortlaufende Nummer sei „1“.

Muster            Ergebnis
00{counter.8}     0000000001
{counter}         00000001
ABC{counter.4.-}  ABC---1

Baustein für Jahreszahl

{year.x.y}: Es wird das Jahr vom Rechnungsdatum angeführt, die beiden Parameter beinhalten Länge (x) und linksbündiges Füllzeichen (y). Beispiele:

Muster                   Ergebnis
{year}{counter.4}        20200001
{year.2}/{counter.6}     20/000001
{year.8._}{counter.4}    ____20200001

Wenn der Baustein für die Jahreszahl eingefügt ist, dann können Sie den Rechnungsnummernzähler jährlich zurücksetzen (siehe unten)

Baustein für den Monat

{month.x.y}: Es wird der Monat vom Rechnungsdatum angeführt, die beiden Parameter beinhalten Länge (x) und linksbündiges Füllzeichen (y). Beispiele mit Monat Mai:

Muster                          Ergebnis
{month}{counter.4}              050001
{year.2}/{month.3}/{counter.6}  20/005/000001
{year.8._}{counter.4}           ____20200001

Wenn der Baustein für den Monat eingefügt ist, dann können Sie den Rechnungsnummernzähler monatliche zurücksetzen (siehe unten). Achtung: Bei monatlicher Zurückstellung der Rechnungsnummer sollten Sie auch den Baustein für die Jahreszahl angeführt haben!

Baustein für den Tag

mit {day.x.y} kann ebenso der Tag angfügt werden. Eine tägliche Rückstellung des Rechnungszählers macht allerdings nur Sinn, wenn Sie über sehr viele tägliche Rechnungen verfügen!

Beispiele mit 9. Mai:

Muster                                  Ergebnis
{month}{day}{counter.4}                 05090001
{year.2}/{month.2}/{day.2}-{counter.6}  20/05/09-000001

Zurücksetzen des Zählers

In manchen Fällen kann es notwendig sein den fortlaufenden Zähler eines Nummernkreises manuell zurück zu setzen. Dies kann mittels dem Feld „Aktueller Rechnungszähler“ vorgenommen werden.

Mit dem Feld „Reset Intervall“ bestimmen Sie, wann der Zähler jeweis auf 0 zurückgesetzt werden soll. Wenn Sie ein jährliches Rückstellungsintervall wünschen, dann sollten sie mit {year} auch die Jahreszahl in der Rechnungsnummer anführen (siehe oben).

Vorschau

Bei der Modifikation von Rechnungszähler oder Muster wird in dem darüber liegenden Feld („Die nächste zu vergebende Rechnungsnummer lautet“) eine Vorschau der Rechnungsnummer präsentiert.